Коммерциялық емес ұйымды тиімді басқару
Қарағанды облысының
Үкіметтік емес ұйымдарын қолдауға арналған Азаматтық орталық
ӘДІСТЕМЕЛІК ҚҰРАЛ
«Коммерциялық емес ұйымды тиімді басқару»
Қарағанды – 2020
Осы Әдістемелік ұсынымдарды Қарағанды облысының үкіметтік емес ұйымдарын қолдау үшін азаматтық орталықтың жұмысы шеңберінде «Қарағанды облысының Азаматтық Альянсы» Қауымдастығы «ЗТБ тапсырысы бойынша «Қарағанды облысының кәсіпкерлер қауымдастығы» ҚБ дайындады.
Азаматтық орталықты қаржыландыруды «Азаматтық бастамаларды қолдау орталығы» КЕАҚ ҚР Ақпарат және қоғамдық даму министрлігінің қолдауымен жүзеге асырады
Кіріспе
Кәсіпорынның кез-келген басшысы, оның ішінде коммерциялық емес сектор әрқашан өз ұйымына басқалардан артықшылық беретін шешімдер іздеу үстінде болады.
КЕҰ үшін тиімді басқару өте маңызды, өйткені КЕҰ әрқашан белгілі бір әлеуметтік маңызды миссияны жүзеге асырады, ақша табуды мақсат етпейді және осы ерекшелікке байланысты ресурстарда жиі шектеледі.
Ұсынылған материалдардың негізгі міндеті - азаматтық сектор өкілдерін КЕҰ басқарудың маңызды аспектілеріне бағыттау, оларды осы тақырыпты одан әрі тереңірек зерттеуге ынталандыру, сондай-ақ арнайы дайындықсыз қолдануға болатын кейбір нақты практикалық басқару құралдарымен таныстыру.
Миссияның тұжырымдамасы қызметтің барлық спектрін жоспарлауға, ұйымның қысқа мерзімді және орта мерзімді жобаларына әсер етеді. Бұл тақырыпты зерттеу КЕҰ басшысына ұйымның миссиясы мен стратегиясын дұрыс құруға, ағымдағы жоспарлауды жүзеге асыруға, ұйымның ішкі процестерін бақылауға және сыртқы ортамен өзара әрекеттесу бағыттарын түсінуге көмектеседі.
Бұл әдістемелік құралдың мәтінінде уақытты басқарудың және команданы басқарудың нақты құралдары берілген; қаржылық менеджмент сияқты маңызды аспектілер туралы кіріспе ақпарат, сонымен қатар ұйымның ресурстарын едәуір үнемдейтін және оны басқаруды жеңілдететін ақпараттық технологиялар құралдары сипатталған.
- КЕҰ миссиясы, мақсаты мен міндеттері
Коммерциялық емес сектор ұйымдастырушылық формалардың алуан түрлілігімен, коммерциялық емес ұйымдар құрылатын әлеуметтік маңызды мақсаттар мен міндеттердің кең спектрімен ерекшеленеді. Мұндай жағдайларда коммерциялық емес ұйымды сәтті басқару үшін оның миссиясын тұжырымдау пайдалы. Миссияны тұжырымдау ҮЕҰ басшылары мен қарапайым қызметкерлерінің жұмысына маңыздылық пен мақсаттылық бере алады, оларға не істеу керектігін ғана емес, сонымен бірге өз іс-әрекеттерін не үшін жасайтындығын жақсы көруге және түсінуге мүмкіндік береді.
Ұйымның миссиясын тұжырымдалған мәлімдеме ретінде, әдетте, оның жоғары басшылығы әзірлейді. Жиі миссияның тұжырымдамасын ұйымның негізін қалаушы белгілейді. Алайда, тіпті миссия туралы ереже деп аталатындардың болуы әрқашан ұйымда миссия бар деп айтуға мүмкіндік бермейді. Ол үшін миссия туралы ережеде тұжырымдалған мәлімдемелерді, егер бәрі бірдей болмаса, ұйым қызметкерлерінің көпшілігі құптауы керек. Ұйым мүшелері онымен келісіп, өз қызметінде оның ережелерін ұстанған кезде ұйым миссияға ие болады.
Егер миссияны бастапқыда ұйымның негізін қалаушы немесе құрылтайшылары ұсынбаған болса, оны дамыту процесін ашық етіп, оған ұйымның сәтті қызметі мен дамуына мүдделі адамдар тобының өкілдерін тартқан мақсатқа лайық. Мұндай топтарға ұйымның құрылтайшылары, қамқоршылары, оның қызметкерлері, еріктілер, мүшелер кіреді. Сонымен қатар, ұйымның тұрақты серіктестерінің өкілдерін, ірі донорларды, ұйым үнемі ынтымақтасатын немесе ынтымақтасуды жоспарлап отырған мемлекеттік органдардың өкілдерін тарту пайдалы болуы ықтимал.
Талқылауға арналған миссия туралы ережеге тұжырымдамалардың нұсқаларын ұйымның басшылығы дайындайды, бірақ процестің басқа қатысушылары ұсынған тұжырымдамалар да талқылауға шығарылуы мүмкін. Талқылау өткізілгеннен кейін ереженің келісілген редакциясы талқылауға қатысқандардың барлығына танысу және ықтимал түсініктемелер мен түзетулер үшін жіберілуі керек.
Соңғы нұсқаны ұйымның басшылығы процестің негізгі қатысушыларын тарта отырып дайындайды. Мұндай рәсім ұйымның сәтті жұмысына қызығушылық танытқан адамдардың пікірлерін ескеруге, оларға қолдау көрсетуге мүмкіндік береді.
Коммерциялық емес ұйымның мақсаттарын анықтау кезінде мақсат қоюдың нормативтік және басқарушылық контексін ажырату қажет.
Қазақстан Республикасы Заңының 4-бабында коммерциялық емес ұйымдар қызметінің мақсаттары келесі түрде айқындалған - «4-бап. Коммерциялық емес ұйымдар қызметінің мақсаттары.
Коммерциялық емес ұйымдар әлеуметтік, мәдени, ғылыми, білім беру, қайырымдылық, басқару мақсаттарына қол жеткізу; азаматтар мен ұйымдардың құқықтарын, заңды мүдделерін қорғау; даулар мен жанжалдарды шешу; азаматтардың рухани және өзге де қажеттіліктерін қанағаттандыру; азаматтардың денсаулығын сақтау, қоршаған ортаны қорғау, дене шынықтыру мен спортты дамыту; заң көмегін көрсету үшін, сондай-ақ қоғамдық игіліктерді және өз мүшелерінің (қатысушыларының) игіліктерін қамтамасыз етуге бағытталған басқа да мақсаттарда құрылуы мүмкін.»
Бұл ретте осы бапта коммерциялық емес ұйымдар қызметінің нақты мақсаттары құрылтай құжаттарында айқындалатыны белгіленген.
Өз жұмысын ұйымдастыра отырып, коммерциялық емес ұйым жарғылық құжаттарды дайындау және қабылдау кезеңінде де, кейінгі қызмет процесінде де мақсаттарды таңдауға қатысты заң ережелерін басшылыққа алуы керек. Сонымен бірге, заң заң шығарушы коммерциялық емес ұйым үшін қолайлы деп таныған қоғамдық маңызды қызметтің магистральды бағыттарын анықтайтын мақсаттардың кең тұжырымдарын белгілейтіні анық. Әрбір коммерциялық емес ұйымды іс жүзінде басқару үшін заң ұйғарымдары шеңберінде өз қызметінің мақсаттарын нақтылау талап етіледі.
Ұйымды басқару контексінде оның миссиясы мен мақсаттары арасында белгілі бір байланыс бар. Егер миссия ұйымның тыныс-тіршілігінің мағынасын білдіретін жалпы бағдарларды, жұмыс бағыттарын белгілесе, онда ұйым әр сәтте ұмтылатын нақты түпкілікті мемлекет оның мақсаттары түрінде белгіленеді.
Мақсаттар - бұл қол жеткізу қажет және оның қызметі қол жеткізуге бағытталған12 ұйымның жеке сипаттамаларының нақты жағдайы.
Ұйымды басқару процесіндегі мақсаттардың тағайындалуы:
· қызметті жоспарлаудың бастапқы нүктесі ретінде қызмет ету;
· ынталандыру жүйесінің негізі ретінде қызмет ету;
· жеке қызметкерлердің, бөлімшелердің және тұтастай ұйымның еңбек нәтижелерін бақылау және бағалау процесінде тірек нүктесі ретінде қызмет ету.
Кез-келген ұйым сияқты, коммерциялық емес ұйым төрт бағытта мақсаттар қояды:
1) ұйымның кірістері;
2) клиенттермен жұмыс;
3) қызметкерлердің қажеттіліктері мен әл-ауқаты;
4) әлеуметтік жауапкершілік
Қарапайым сөзбен айтқанда, мақсат - бұл белгілі бір кезеңде ұйым өз миссиясын жүзеге асыратын осы қоғамда қол жеткізгісі келетін нәрсе.
Бұл жағдайда мақсаттар мынадай болуы керек:
- өлшенетін;
- нақты;
- келісілген;
- шынайы;
- уақыт бойынша анықталған.
Мақсаттарды ұзақ мерзімді (мысалы, 3-5 жылға) және қысқа мерзімді (1-2 жылға) бөлу ұсынылады. Қысқа мерзімді мақсаттар ұзақ мерзімді, нақтылау және егжей-тегжейлі (кім, не және қашан орындау керек) мақсаттарға қарағанда әлдеқайда көп тұжырымдалады.
Мақсаттарды белгілеу кезінде ұйымның ішкі және сыртқы ортасына талдау жүргізу қажет.
Ішкі орта - бұл ұйымда бар әлеует, оның ресурстары, даму тенденциялары. Ішкі ортаны талдау ұйымның күшті және әлсіз жақтарын анықтауға және күшті жақтарына сүйене отырып және бар әлсіздіктерді дәйекті түрде жоя отырып, оның әлеуетін іске асыру мақсаттарын тұжырымдауға көмектеседі.
Сыртқы орта - бұл ұйым қызметінің нормативтік-құқықтық, саяси, әлеуметтік, экономикалық контексі, оның қаржылық, кадрлық және өзге де ресурстарын толықтыру көздері, сондай-ақ ұйымның әлеуметтік қызметтерді тұтынушылармен, әріптестік ұйымдармен, БАҚ, донорлармен және т.б. байланысы. Сыртқы ортаға КЕҰ ӘҚ жүргізетін әлеуметтік маңызы бар қызметке мүдделі бейінді мемлекеттік органдармен өзара іс-қимыл да жатады. Көптеген сарапшылар ұйымның сыртқы ортасында макро орта мен тікелей қоршаған ортаны ажыратуды ұсынады. Ұйым қызметінің нормативтік-құқықтық, саяси, әлеуметтік, экономикалық контексі ұйымның макро ортасына, ал жоғарыда аталған сыртқы орта параметрлерінің қалған бөлігі оның тікелей ортасына жатады. Сыртқы ортаны талдау ұйымның даму мүмкіндіктерін және оның қызметіне төнетін қауіптерді анықтауға қызмет етеді.
Мұндай талдауды жүргізу үшін әртүрлі құралдар қолданылады:
А) STEEP талдау
Б) тұтынушыларды сегменттеу
В) серіктестер мен бәсекелестер
STEEP талдау кезінде зерттеуге жатады:
nалыс және жақын орта
nфакторлар жиынтығының жағдайға әсері: әлеуметтік, экономикалық, экологиялық, технологиялық, саяси.
Тұтынушыларды саралау бойынша талдау жүргізу кезінде келесі сұраққа жауап беру маңызды - Оларды қалай бөлуге болады? Бірнеше тісілі бар:
мәселенама бойынша:
nкүнделікті мәселелерді шешетіндер
nшектеулі мәселелер
nшектелмеген мәселелер
әсер ету дәрежесі бойынша: бастапқы және екінші, маңызды орта
демография және әлеуметтану бойынша: жынысы, жасы, мамандығы.
Қалай болғанда да, таңдалған сегменттер тексеріледі:
- мөлшері (үлкен, шағын және т.с.с.);
- қолжетімділік (қандай арналар арқылы);
- таным (табу, баурап алу);
- сәйкестік (мақсаттар мен миссиялар).
Таңдалған аудиторияны факторлар бойынша талдайды:
- ақпараттылық;
- эмоционалдылық;
- хабардарлық;
- қызметі
Экономикалық саладағы сияқты әріптестер мен бәсекелестерді талдау кезінде бұрыннан қалыптасқан талдау модельдерін қолдануға болады:
- M. Porter моделі (сала құрылымы, жаңадан келгендер, жаңа тауарлар, жеткізушілер, тұтынушылар)
- А. Гринли моделі (бәсекелестердің күш параметрлері: 3-4 негізгі бәсекелес, 5-7 параметр).
3.КЕҰ стратегиялық және жедел басқару: анықтамалар және айырмашылықтар
Қазіргі ғылым ұйымды басқарудың екі деңгейін – стратегиялық және жедел (ағымдағы) ажыратуды ұсынады.
«Стратегиялық басқару - бұл ұйымның негізі ретінде адами әлеуетке сүйенетін, өндірістік қызметті тұтынушылардың сұраныстарына бағыттайтын, қоршаған ортаның сынына жауап беретін және бәсекелестік артықшылықтарға қол жеткізуге мүмкіндік беретін ұйымда уақтылы өзгерістер жасайтын, жиынтығында ұйымға ұзақ мерзімді перспективада өмір сүруге мүмкіндік беретіні, сонымен бірге оның мақсаттарына жететін басқару».
Жедел (ағымдағы) басқару ұйымның ішкі мүмкіндіктері мен ресурстарына топталады, іс-қимыл бағдарламалары салыстырмалы түрде қысқа мерзімде қалыптасады, ұйымның жедел деңгейдегі сыртқы ортасы негізінен өзгермейтін болып қаралады.
Ұйымды басқарудың негізгі сипаттамалары бойынша КЕҰ стратегиялық және жедел басқаруын салыстырайық.
Стратегиялық және операциялық басқару деңгейлерін салыстыру
Стратегиялық басқару |
Жедел басқару |
Миссия: Миссияны қабылдау және өзектендіру, сыртқы ортамен динамикалық тепе-теңдікті орнату арқылы ұйымның ұзақ мерзімді перспективада өмір сүру мәселелері |
Миссия: Миссияны қолдайтын бағдарламаларды/қызметтерді әзірлеу және іске асыру |
Басқарушылардың назарының шоғырлану объектісі: Ұйымнан сыртқары қарау, дамудың жаңа мүмкіндіктерін іздеу, бақылау және сыртқы ортадағы өзгерістерге бейімделу |
Басқарушылардың назарының шоғырлану объектісі: Ұйым ішіндегі көзқарас, қолда бар ресурстарды тиімді пайдалану жолдарын іздеу |
Уақыт факторын есепке алу және мақсат қою: ұзақ мерзімді перспективаға бағдарлану, миссияға сәйкес келетін ұйымның ұзақ мерзімді мақсаттарын белгілеу |
Уақыт факторын есепке алу және мақсат қою: қысқа мерзімді және орта мерзімді перспективаға бағдарлану, ұзақ мерзімді мақсаттарды ескере отырып, қысқа мерзімді және орта мерзімді мақсаттарды белгілеу, қысқа мерзімді және орта мерзімді мақсаттарға қол жеткізуге жұмыс істейтін бағдарламаларды/қызметтерді дайындау және іске асыру |
Мақсаттары: Миссияға, қаржыландыруға және имиджге жауап беретін ұйымның ұзақ мерзімді, орта мерзімді және қысқа мерзімді мақсаттарын белгілеу |
Мақсаттары: Қысқа мерзімді және орта мерзімді мақсаттарға қол жеткізу үшін жұмыс істейтін бағдарламалар/қызметтер дайындау және іске асыру |
Ұйымды құрудың негізі: Адамдар, ақпараттық жүйелер, сыртқы орта. Басқарудың барлық деңгейлері үшін жұмыс принциптерін белгілейді, жедел басқару деңгейінде әзірленген ұйымдастыру саясаты мен рәсімдерін бекітеді |
Ұйымды құрудың негізі: Функциялары мен ұйымдық құрылымдары, рәсімдері, техникасы мен технологиясы. Олардың стратегиялық басқару деңгейінде әзірленген қағидаттарға сәйкестігін қамтамасыз етеді |
Бағдарламалар/Қызметтер: Бақылау, миссияның сапасы мен сәйкестігі үшін жауапкершілік |
Бағдарламалар/Қызметтер: Ұйым іске асыратын бағдарламалар мен қызметтерге мониторинг жүргізу және бағалау стратегиясын әзірлеу және іске асыру |
Персоналды басқару тәсілі: Қызметкерлерді ұйымның негізі, оның басты құндылығы және оның әл-ауқатының қайнар көзі ретінде қарау |
Персоналды басқару тәсілі: Қызметкерлерге ұйымның ресурсы, жеке жұмыстар мен функцияларды орындаушылар ретінде қарау |
Қаржы: Ұйымның қаржысын бақылау жүйесін ұйымдастыру, оның миссиясын ескере отырып, ұйымды ұзақ мерзімді қаржылық қамтамасыз ету үшін жауапкершілік |
Қаржы: Үстеме шығыстарды қоса алғанда, қабылданған бағдарламаларды/қызметтерді қаржыландыруды тарту бойынша барлық мүмкіндіктерді іздеу және пайдалану. Жылдық бюджетті дайындау және орындау |
Стратегия жүйесіндегі ұйымның дамуы үш негізгі түрге негізделеді: өсу, тұрақтылық және қысқару.
Өсу стратегиялары: Коммерциялық емес ұйымдар үшін өсу стратегиясы, мысалы, жаңа бағдарламаны немесе қызметті бастау, жаңа аумақтардағы қызметті кеңейту, желіні, қауымдастықты құру, бірнеше ұйымдарды біріктіретін холдингтер құру болуы мүмкін.
Тұрақтылық стратегиясы: Тұрақтылық стратегиясы қазіргі бар бағыттарды қолдауға бағытталған.
Қысқарту стратегиясы: Қысқарту стратегиясы ұйымды қиын жағдайға әкелген ішкі немесе сыртқы себептерге байланысты қолданылады. Донорды жоғалту (мұнда – қаражат көзін) - КЕҰ осы стратегиясын қабылдаудың ең көп таралған себебі.
Дұрыс стратегияны құру үшін ұйымның өзін де, оның жағдайын да, оның қоршаған ортасын да мұқият талдау қажет.
Стратегиялық талдау және жоспарлау құралдары:
- SWOT-талдау
SWOT-талдау - бұл сіздің ҮЕҰ күшті және әлсіз жақтарын, мүмкіндіктері мен қауіптерін анықтау және талдау.
Күшті және әлсіз жақтар ұйымның ішкі факторларына жатады, мысалы, ұйым қызметінің білім және ұйым мүшелерінің, қызметкерлердің, еріктілердің түсіну деңгейі; қолжетімді адами және қаржылық ресурстар, КЕҰ материалдық базасы және т.б.
Мүмкіндіктер мен қауіптер сыртқы факторларды білдіреді, мысалы, саяси және экономикалық климаттың өзгеруі, бенефициарлардың көзқарасы, қайырымдылық тенденциялары.
Бұл құрал қандай ішкі ресурстарға сенуге болатындығын және тағы қайсысын дамыту керектігін анықтауға көмектеседі. Сыртқы орта тұрғысынан - қандай сыртқы мүмкіндіктерге назар аудару керектігін анықтау және оларды дамыту керек. Сонымен қатар, SWOT-талдауы неден сақ болу керек, нені айналып өту керек немесе сыртқы ортада қандай шаралар қолдану керектігін анықтауға көмектеседі (қауіптер). SWOT-талдауы тиімді және нақты жоспарды жасау кезінде ескерілетін факторларды анықтауға көмектеседі.
- Стейкхолдерлерді талдау
Стейкхолдерлер (ағылш. stakeholder) - әдетте мүдделі тараптар, яғни ұйымның қызметіне, оның жобаларына, қызмет нәтижелеріне, қызметтеріне және т.б. мүдделі барлық ұйымдар, жеке тұлғалар немесе адамдар тобы білдіретін орыс тілді ҮЕҰ ортасында тамыр жайған термин.
Стейкхолдерлерді талдау - бұл коммерциялық емес ұйымдар үшін толық қолданылатын бизнесті талдаудың кең таралған құралы. Бұл ұйымның негізгі ойыншыларын анықтауға, сондай-ақ осы ойыншылармен өзара әрекеттесудің таңдаулы бағыттарын түсінуге көмектеседі.
ҚЫЗЫҒУШЫЛЫҚ |
Жоғары |
субъектілер |
ойыншылар |
Төмен |
тобыр |
контекст |
|
Төмен мүмкіндіктер ӘСЕРІ Жоғары мүмкіндіктер |
Әрбір стейкхолдерді оның ұйым қызметіне қызығушылық дәрежесіне, сондай-ақ оған әсер ету мүмкіндігінің дәрежесіне байланысты квадраттардың бірінде анықтауға болады. Мысалы, мүгедектігі бар адамдарды жұмысқа орналастыру бойынша қызмет көрсететін коммерциялық емес ұйымның клиенттері оның жұмыс нәтижелеріне жоғары қызығушылық танытады, алайда олар жеке-жеке оның қызметіне әсер ете алмайды. Осылайша олар матрицаның жоғарғы оң жақ квадратына түседі. Алайда, егер олар қоғамға біріктіріліп, мысалы, мүгедектердің қоғамдық ұйымының атынан әрекет етсе, онда бұл ұйымның ықпал ету дәрежесі жеке тұлғалардың ықпал ету деңгейінен әлдеқайда жоғары болады, және, біз мұндай қоғамдық ұйымды матрицаның жоғарғы сол жақ квадратына жатқызуымыз мүмкін.
Төменгі сол жақ квадратқа мемлекеттік құрылымдар, ұйымның қызметіне әсер ету мүмкіндігі жоғары, бірақ оған жоғары қызығушылық танытпайтын ірі бизнес-компаниялар кіре алады.
Мысалы, қала әкімдігі ұйым қызметінің шарттарын, ережелерін, жеңілдіктерін және т.б. маңызды деңгейде белгілеуі, алайда өз еркімен қызығушылық танытпауы және шын мәнінде ұйым қызметіне тікелей ықпал етпеуі, тек оған контекст қоюы ғана мүмкін.
Қызметтің стратегиялық бағыттарын анықтай отырып, ресурстарды – адами, материалдық және қаржылық басқаруға дейін азайтатын ұйымды тиімді жедел басқаруды қамтамасыз ету маңызды.
Демек, сізге ұйымның ресурстарын пайдаланудың әсерін барынша арттыруды үйрену керек. Материалдық ресурстарды тиімді басқару үшін қажетті дағдылар жоспарлауды қажет етеді, адами ресурстар шабыттандыратын атмосфераны құруды талап етеді, ал уақытша ресурстар тәртіпті қажет етеді. Әрине, бұл дағдылардың арасында синергия бар, сондықтан жоспарлау да тәртіпті қажет етеді, бұл өз кезегінде рухтандыратын атмосфераға байланысты.
Операциялық басқару үшін жоспарды талдау, жоспарлау және іске асырудың келесі құралдарын қолдану маңызды:
- Мәселенің басымдылығын анықтау
Бұл әдіс белгілі бір оқиғаның, іс-әрекет бағытының басымдылығын анықтауға көмектеседі. Қарастырылатын тапсырмаларды жеке қағаз парақтарына жазу керек. Бұдан әрі қаншалықты әрбір міндет, басқаларымен салыстырғанда, «аса елеулі», «елеулі» немесе «аз елеулі» екендігін талқылау керек. Осыдан кейін проблемалық жағдай қаншалықты «нашарлайтыны», «өзгермейтіндігі» немесе «жақсаратыны» шешіледі. Қорытындылар алынғаннан кейін төмендегі кесте толтырылады. Бұл жаттығу мәселені және оны шешуге қажетті ұйымның нақты әлеуетін бағалауға көмектеседі.
мәселені бағалау |
Едәуір елеулі |
Елеулі |
Аз елеулі |
жағдайды бағалау |
|||
Нашарлайды |
|||
Өзгермейді |
|||
Жақсаруда |
Жаңа бағдарламаларды немесе қызметтерді іске қосуға қосымша тиімді жоспарлау КЕҰ жүргізіп жатқан қызметке қатысты шешім қабылдауды талап етеді. Төменде мақсатқа жету үшін ресурстарды (материалдық, адами және уақытша) анағұрлым дұрыс түрде бөлуге көмектесетін құрал сипатталады.
- Бостон матрицасы
Бостон матрицасы компанияларға белгілі бір өнімді, қызметті шығаруды жалғастыру керек пе, жоқ па, соны анықтауға көмектесу үшін жасалған. Бостон матрицасының негізінде өнімнің өмірлік циклінің моделі жатыр, оған сәйкес өнім өзінің дамуында төрт кезеңнен өтеді: нарыққа шығу (өнім-»проблема»), өсу (өнім-»жұлдыз»), жетілу (өнім-»сауын сиыр») және құлдырау (өнім-»ит»). BCG матрицасы «өсу қарқыны/нарық үлесі» стратегиялық кеңістігіндегі нақты бизнес түрінің позицияларының графикалық көрінісін білдіреді. Белгілі бір дәрежеде оны КЕҰ шығаратын «өнімдерді» талдау үшін де қолдануға болады, атап айтқанда: іс-шаралар, қызметтер, бағдарламалар мен жобалар.
- Тайм-менеджмент
Жылдық жоспар дайын болған кезде жұмысшылар мен еріктілер (өз еркімен жүретіндер) өз жұмыстарын қалай жасайтындарын сипаттайтын апталық және күнделікті жоспар жасайды. Жоспардың форматы адамның мінезіне сәйкес келуі және жұмысқа байланысты болуы керек. Кейбір жағдайларда қарапайым істер тізімі жеткілікті болады, ал басқа жағдайларда сағаттың егжей-тегжейлі кестесі сіздің барлық міндеттеріңізді орындау үшін уақытты ұйымдастырудың жалғыз тәсілі болып табылады. Қандай апталық кесте жүктелгеніне қарамастан немесе онша емес болса да, қалай басымдық беру керектігі туралы нақты критерийлер болуы керек.
Хронометраж деп аталатын құрал – бұл белгілі бір уақыт кезеңіндегі, әдетте бір аптадағы жұмыс уақытының әр минутын ескеретін кесте. Кестенің өзіне кететін уақытты азайту үшін қарапайым формат ұсынылады. Кестеде түскі ас, кофе және темекі шегуге арналған үзілістер болуы керек. Кездесу орнына баратын жол уақыты кездесу уақытынан бөлек есепке алынуы тиіс. Алғашқы үш баған айқын.
Соңғы үшеуі күннің соңында толтырылады. (П) = белгі, егер іс-шара жоспарланған болса. (Р) = белгі, егер жұмсалған уақыттың нақты нәтижесі болса. (У) = жұмсалған уақыттан қанағаттану деңгейі: «+ «– қанағаттанған, « – «– жоғалған уақыт, « ½ « - уақытты тиімді пайдалануға болады.
Күні_________ Уақыты_________ |
|||||
қызметі |
басталу уақыты |
аяқталу уақыты |
П |
Р |
У |
Уақытша ресурстарды пайдалануды талдаудың тиімді құралдарын Интернет желісінен табуға болады. Бұл құралдар тапсырмаларды қызметкерлер арасында бөлуге, олардың орындалуын бақылауға, сондай-ақ қызметкерлердің тапсырманы орындауға қанша уақыт жұмсағанын қарауға мүмкіндік береді. Көптеген құралдар ақысыз немесе ішінара ақысыз.
- Кадрлар бәрін шешеді. Персоналды басқару
КЕҰ істерді сәтті жүргізудің бір тәсілі талантты қызметкерлердің тығыз тобын құру, бұл жағдайда адам ресурстарын тиімді басқару олардың дағдылары мен таланттарын бүкіл ұйымның жетістігі үшін пайдалануға мүмкіндік береді.
КЕҰ қызметкерлері, кез-келген компания сияқты, оның ең құнды активі болып табылады.
Адами ресурстарды басқару ұйымның осы ең құнды активі – персоналды басқаруға бағытталған! Адами ресурстарды басқару жалпы бизнестің сәттілігіне жету үшін барынша нәтижелі болу үшін қолда бар қызметкерлердің дағдыларын тиімді пайдалану керек.
Адами ресурстарды басқару - бұл қызметкерлерді басқарудың стратегиялық және келісілген тәсілі, ол компанияның ең құнды активі болып табылады: яғни бірге және жеке-жеке компанияның мақсаттарына жететін адамдар. Компанияның барлық басқарушыларының басты міндеті адамдарды мақсаттарға жетелеу, ал барлығының басты міндеті оң нәтижелерге қол жеткізу болып табылады.
Адам ресурстарын басқарудағы іргетастар
Қызметкерлердің күтетіні: Бүгінде көптеген жұмысшылар үшін ең жоғары құндылықтар кеше ғана болғандар емес. Бүгінгі таңда көптеген жұмысшылар өсу мен дамудың алғышарттарымен перспективалы жұмыс істеуге тырысады. Олар сондай-ақ орындалған жұмысқа қанағаттануды күтеді.
Өнімділіктің өсуі: Негізінен, экономикада да, әлеуметтік салада да КЕҰ өнімділікті қалай арттыруға, бірақ тартылған қызметкерлер санын сақтауға немесе тіпті азайтуға болатынына бағытталған. Өнімділікті өсіру тенденциясы бақылаудағы шығындарды ұстау мен сапасын жақсарту арасында теңгерімделеді.
Технология: Технологиялар мен коммуникациялар, сондай-ақ реттеуші жүйелер үнемі өзгеріп отырады және жұмыс процестері мен өнімділігіне әсер етеді. Бүгінгі таңда КЕҰ біліктілік деңгейін сақтау үшін қызметкерлерді жалдауы, оқытуы және ұстауы керек.
Адам ресурстарын басқарудағы негізгі функциялар
және әкімшілік жұмыс
- Компания штатын жоспарлау: компанияның қызметкерлерге деген қажеттілігін анықтау, кейбір қызметкерлердің шамадан тыс жұмыс жүктемесін немесе, керісінше, кейбір лауазымдардағы міндеттердің жеткіліксіз санын анықтау, сонымен қатар жұмысты талдау және лауазымдық нұсқаулықтарды әзірлеу және жаңарту арқылы лауазымдарды дамыту мүмкіндігін анықтау. Лауазымдық нұсқаулық жеке қызметкерлердің үлгерімін және оның басқа лауазымдармен жұмыс қатынастарын бақылау үшін пайдаланылуы мүмкін.
- Компания штатын іріктеу және жалдау: Кандидаттарды іріктеу және жалдау, белгілі бір лауазымға қажетті біліктілік талаптары мен деңгейіне сәйкес келетін кандидатты табу үшін лауазымдық нұсқаулықтарды пайдалана отырып, жоғары және орта деңгейдегі менеджерлермен бірлесіп жұмыс істеу. Бос жұмыс орны және кадр агенттіктерімен жұмыс сипаттамасы бар хабарландыру жасау. Кандидаттарды іздеу бағдарламаларын әзірлеу, алайда кадрларды іздеу және іріктеу шығындарын азайту қажеттілігін ескеру керек. Жұмысқа орналасуға үміткерлер шындыққа сәйкес келетін ұсыныс алуы үшін жалақы деңгейін үнемі талдау.
- Еңбекақы төлеу: компанияның жұмысшыларына әрқайсысының міндеттеме деңгейіне және жұмысына сәйкес әділ ақы төлеуді қамтамасыз ету үшін орындалатын жұмыс үшін бәсекеге қабілетті өтемақы жүйесін жасау. Нарықтағы жалақы деңгейі және компаниядағы жұмысшылардың пікірлері бойынша үнемі зерттеулер жүргізу.
- Бейімделу: Жаңа лауазымға ие болған қызметкерлерге немесе компанияның жаңа қызметкерлеріне ұжымда және олардың лауазымдарында тез үйренуге, олардың міндеттері мен жұмыс берушінің жұмысты орындауға және мінез-құлық нормаларына деген үміттерін түсінуге көмектесу.
- Оқыту және дамыту: Лауазымдық нұсқаулықты талдау арқылы әр лауазымға қажетті білімді, тәжірибе мен дағдыларды, сондай-ақ мінез-құлық нормаларын анықтау. Ұйым қызметкерлерінің дамуы мен өсуі үшін бірқатар тренингтер құру және өткізу немесе тренингтермен айналысатын кәсіби ұйымдарды ұсыну маңызды. Жиі КЕҰ тарапынан мұндай қолдау мен дамусыз қызметкерлер дағдыларын жоғалтады немесе олардың білімі ескіреді. КЕҰ өз қызметкерлерін дамытуға ақша салуы керек, ал қызметкерлердің оқуға деген көзқарасы олардың өз біліктілігіне, яғни өздеріне ресурстар салатындығын түсінуден туындауы керек.
- Мансапты жоспарлау: Қызметкерлерді бір лауазымнан екінші лауазымға ауыстыру бағдарламаларын, сондай-ақ мансаптық мүмкіндіктерді қамтамасыз ету бағдарламаларын әзірлеу. Мұндай бағдарламалар, әсіресе, менеджерлердің орта және жоғары буынында бос жұмыс орнын толтыруға шұғыл қажеттілік туындаған кезде өте құнды.
- Саясаттар мен ресімдерді әзірлеу және енгізу: Персоналмен, корпоративті құндылықтармен және күтілетін мінез-құлық нормаларымен жұмыс жасау саясаты мен рәсімдерін әзірлеу адами ресурстарды басқару жөніндегі менеджердің басқа жоғары буын менеджерлерімен бірлескен міндеті. Бұл функцияға, мысалы, проблемалық қақтығыс жағдайларында ұсынылатын мінез-құлық, мерекелерді сақтау саясаты, жұмыста пайда болуды бақылау, жалақы жүйесі, жұмыс уақытын анықтау, киім кодын (жұмысшылардың киіміне қатысты ережелер жиынтығы), жұмыстан босату ресімдері және т.б. кіреді, яғни ұйым қызметкерлеріне тікелей әсер ететін аспектілер. Тиісінше, осы ресімдердегі кез-келген өзгерістер немесе жаңаларын енгізу туралы ұйымның барлық қызметкерлеріне дереу хабарлау керек.
- Қауіпсіздік және денсаулық: Денсаулық пен қауіпсіздіктің барлық талаптары сақталатын жұмыс ортасын құру сіздің жұмысшыларыңызға ұйымның оларды бағалайтынын айқын көрсетеді. Бұл, сөзсіз, жұмыс бұзушылықтарының санын азайтады және тіпті еңбек тәртібін жақсартады, өз кезегінде ұйымның қаржылық тұрақтылығы деңгейіне жағымды әсер етеді.
- КЕҰ қызметін ақпараттық сүйемелдеу
Ақпараттық технологиялардың дамуы арқылы ең кішкентай КЕҰ үлкен КЕҰ сияқты тиімділік, кәсібилік және алға жылжу мүмкіндіктеріне қол жеткізе алады. Төмендегі кестеде ұйым қызметінің белгілі бір аспектілерін басқаруды маңызды деңгейде жеңілдететін ақпараттық онлайн қызметтер мен технологиялардың мысалдары келтірілген. Барлық қызметтер тегін пайдалану мүмкіндіктерін ұсынады. Кейбір жағдайларда қызметтің функционалдығы аздап шектеледі, бірақ, әдетте, бұл ұйымның көптеген мәселелерін шешу үшін жеткілікті.
Көптеген ақпараттық технологияларды пайдалану үшін шексіз трафикпен Интернет желісіне жоғары жылдамдықты қолжетімділік қажет, бұл Қазақстанның көптеген өңірлерінде толық көлемде қолжетімді емес, ал кейде жай ғана қымбат. Алайда, бұл құралдарды пайдаланудың пайдасы интернет-провайдерлердің қызметтерінің құнынан едәуір асады. Мысалы, онлайн-коммуникацияларды пайдалану кезінде ұйым көптеген қатысушылармен аймақаралық байланыс құралын қалааралық қоңырауларға қарағанда он есе арзан бағамен алады. Сонымен қатар, жол жүру ақысын төлеуге кететін уақыт пен қаражат бейнеконференциялар мен вебинарлар өткізу кезінде үнемделеді.
Технология |
Тегін қызметтердің мысалдары |
Функционалдық мақсаты және шектеулер |
Ұйымдастыру шылық әсер |
Интернеттегі дауыстық байланыс |
Skype, VZO chat, Агент Mail.ru |
Компьютерлер арасындағы тегін дауыстық байланыс. Бейне конференциялар, тренингтер және мастер-кластар үшін мүмкіндіктер (веб-камера және микрофон қажет). Интернет арқылы жақсы байланыс сапасы қажет (ұялы немесе қалалық телефон арқылы емес, арнайы желі немесе DSL-модемі арқылы) |
Семинарларға барудың қажеті жоқ, халықаралық және қалааралық телефон қоңырауларына ақша жұмсаудың қажеті жоқ |
Кеңсе қосымшалары |
Open Office |
Microsoft пакетіне ұқсас кеңсе жиынтығы - мәтіндік редактор, электрондық кестелер және презентациялар. Word бағдарламасының соңғы нұсқасының файлдарын ашып, PDF форматына экспорттай алады. DOC файлдарында кестелер сияқты күрделі пішімдеу болған кезде Microsoft-пен шамалы үйлеспеушілік бар. |
Кеңсе қажеттіліктері үшін құжаттар, кестелер, презентациялар сияқты ақысыз кеңсе бағдарламалық қамтамасыз етуі. Лицензияланбаған бағдарламалық қамтамасыз етуді пайдалануда айыптау мүмкіндігі жоққа шығарылады. |
Google құжаттары |
Google Docs барлық қарапайым Office қосымшаларын қолдануды ұсынады: кестелер, құжаттар, презентациялар. Олардың артықшылығы компьютерге ештеңе орнатудың қажеті жоқ - барлық жұмыс онлайн режимінде жүреді, көптеген операцияларды www.prezi.com Интернет желісі арқылы қашықтан қолжетімді әріптестермен бірлесіп редакциялау режимінде |
||
жасауға болатыныда. |
Интернетте креативті презентациялар жасау |
||
Жобалық менеджмент және тапсырмаларды жоспарлаушылар |
www.teamlab.ru www.wedoist.com, www.timetask.com, www.megaplan.comhttp://www.teamworkpm.net |
Бұл онлайн қосымшалар тапсырмаларды орнатуға және сұрыптауға, жауапты адамдарды тағайындауға және тапсырмалардың орындалуын бақылауға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, кейбір сервистер белгілі бір тапсырма бойынша жылдам хабарламалар мен түсініктемелер алмасуға, құжаттарды жүктеуге және тіпті оларды бірге өңдеуге мүмкіндік береді. Әдетте, функционалды тегін нұсқалар |
Олар ұйымның жобалық менеджментін жүргізуге, жобаларды басқару процесін автоматтандыруға, ұйымның уақыты мен ресурстарын сақтауға мүмкіндік береді |
Әлеуметтік желілер және кәсіби қауымдастықтар |
www.vkontakte.ru www.odnoklassniki.ru facebook.com www.obshestvenniki.ru |
Әлеуметтік желілерде парақшалар құруға, іс-шараларды жоспарлауға, ақпараттық науқандар өткізуге мүмкіндік береді |
Ұйымды Интернетке ұсыну, қызметін кеңейту және халықты өз қызметі туралы хабардар ету |
- КЕҰ қаржылық басқару
Қаржылық басқару - ұйымның тұрақтылығы мен қаржылық тәуелсіздігін нығайтуға бағытталған шешімдерді жоспарлау процесін, сондай-ақ ақша операцияларын реттеу, қорларды сатып алу, ресурстарды тарту жөніндегі бақылауды қамтитын КЕҰ басқаруға арналған ережелер мен әдістер жүйесі.
Қаржы басқармасы қолда бар ресурстарды талдайды және оларды пайдалану, қызметтің таңдап алынған бағыттарын іске асыру үшін қосымша ресурстарды тарту жөніндегі стратегия мен тактиканы айқындайды. Қаржылық стратегия ұйымның қызметі мен дамуының жалпы стратегиясына тікелей тәуелдлікте құрылады.
Қаржылық есептің мақсаты - қаржы қаражатының жай-күйі және олардың пайда болу көздері туралы ақпарат алу.
Қаржылық жоспарлау - кез-келген басқару процесінің алғашқы кезеңі. Қаржылық жоспарлаукелесі негізгі мәселелерді шешуге мүмкіндік береді:
- нақты жобаның, бағдарламаның экономикалық қажеттілігі мен орындылығын негіздеу;
- қызметтің күтілетін нәтижелерін есептеу;
- қаржыландыру көздері мен тәртібін анықтау.
Ұйымдағы жоспарлау үш циклден тұрады:
- бағдарламалық қызметкерлер мен ҮЕҰ басшылығы қатысатын стратегиялық жоспарлау циклі;
- операциялық цикл, оның аясында менеджерлер сапалы стратегиялық шешімдер негізінде таңдалған стратегияны орындаудың нақты жоспарларын жасайды;
- операциялық жоспарлар ақшалай түрде ұсынылатын бюджеттеу циклі. Бюджеттеу - бюджеттерді әзірлеу процесі, жоспарлау процесінің мәнін көрсетеді.
Қаржылық жоспар қаржылық жоспарлау процесінің нәтижесі болып табылады. Жоспарлау процесі цикл түрінде ұсынылуы мүмкін
Жалпы стратегияны айқындау - бұл стратегиялық жоспарлаудың нәтижесі, оның нәтижесінде басымдықтар айқындалып, бағдарламалық қызметтің жалпы стратегиялық жоспары қалыптастырылды.
Сыртқы ортаны талдау – бұл ұйымның қазіргі кездегі жағдайын және ұйымның қаржылық мүмкіндіктерін таңдауға әсер ететін факторларды - саяси, экономикалық жағдай, донорлардың саясаты, демеушілер, қаржыландыру агенттіктері, мақсатты топтардың күтуі, мемлекеттің салық саясаты және т.б. анықтау.
Ұйымның ішкі мүмкіндіктерін талдау - бұл ұйымның ішінде еңбек, уақыт, техникалық ресурстардың болуы, таңдалған стратегияның жарғылық құжаттардағы мақсаттар мен міндеттерге сәйкестігі, «тар» жерлерді анықтау және қолда бар резервтерді тиімді пайдалану мүмкіндігі.
Қаржылық мақсаттар мен міндеттерді қою – бұл сыртқы орта мен ұйымның ішіндегі мүмкіндіктер туралы алынған мәліметтер негізіндегі – таңдау - стратегиялық жоспарлау нәтижесінде анықталған қызметті қаржыландыру жолдары және қазіргі уақытта ең оңтайлы нұсқаларды таңдау.
Ұйымның жалпы бюджетін жазу - жоспарлаудың келесі қадамы, онда қаржыландыру көздері мен қаражаттың жұмсалуының жалпы бағыттары анықталады.
Жедел бюджеттерді жазу - бұл қысқа мерзімді бюджеттер мен жеке жобаларды және іс-шаралардың сметаларын егжей-тегжейлі зерттеу, күнтізбелік жоспарлар мен ақша ағындарының бюджеттерін құру.
Қаржылық бақылау және қаржылық жағдайды талдау - бұл қаржылық жоспарлау циклінің соңғы кезеңі, онда қойылған міндеттердің орындалуы бақыланады, КЕҰ қол жеткізген деңгейі анықталады, оң және теріс нәтижелер мен осы нәтижелерге әсер еткен факторлар талданады, «тар» жерлер анықталады және кейінгі жоспарлау үшін қорытынды жасалады.
Өз қызметін мақсатты түсімдер есебінен жүзеге асыратын коммерциялық емес ұйым үшін смета, бюджет және қаржылық жоспар қаржылық басқару тетігінде шешуші рөл атқарады және КЕҰ экономикалық өмірінің барлық салаларында шешімдер қабылдау үшін ақпараттық база болып табылады.
Қаржылық басқарумен байланысты жұмыста барлық үш ұғым: «смета», «бюджет», «қаржы жоспары» – өзінің нақты мағынасына ие.
Смета - іс-шараның, процестің шығындарын есептеу.
Бюджет - белгілі бір кезеңге, мысалы, бір жылға арналған кірістер мен шығыстардың кестесі. Бюджеттің кіріс бөлігі көрсетілген кезеңде ұйымда бар қаржылық қолдаудың барлық мүмкін көздерін көрсетеді.
Бюджеттің шығыс бөлігі шығындарды оңай анықталатын санаттарға – шығыс баптарына топтастырады.
Кірістер мен шығыстар арасындағы айырмашылық үнемдеуді немесе бюджет тапшылығын көрсетеді.
Қаржылық жоспар - бұл бюджеттің өзінен басқа, күнтізбелік жоспарды, ұйымның қаржылық жағдайын, қаржылық стратегияның мақсаттарын, қаражат тарту тәсілдерін, талдау әдістерін қамтитын толыққанды құжат.
Бюджет - бұл жоспар да, бақылауды ұйымдастыру тәсілі де, бюджетте кірістер мен шығыстар келтіріледі және оның негізінде бекітілген жоспарға сәйкес қаражаттың жұмсалуын бақылау ұйымдастырылады, сондай-ақ ағымдағы сәтте ұйымның қаржылық жай-күйін талдау жүзеге асырылады.
Ұйымның қаржылық басқару жүйесінде бюджеттердің мынадай түрлері пайдаланылады: жылдық бюджет, жоба/бағдарлама бюджеті, қаражатты жұмсаудың айлық болжамы.
Жобаның бюджетін қалыптастыру кезінде келесі тармақтарды анықтау қажет:
- жобаның жалпы құны,
- қолда бар қаржыландыру көздері,
- қосымша қаржыландырудың қажетті көлемі,
- жобаға қаражат тартудың ықтимал көздері.
Бюджет баптар бойынша жоспарлануы керек, мысалы:
- еңбекақы (штаттық және штаттан тыс қызметкерлердің жалақысын қамтиды),
- гонорарлар - толық мөлшерлемеден жұмыс уақытының үлесін көрсете отырып %,
- шарт бойынша кеңес берушілердің біржолғы қызметтеріне ақы төлеу,
- міндетті төлемдер және сақтандыру,
- негізгі тікелей шығыстар (үй-жайларды жалдау, жабдықтар, кеңселік шығыс материалдары, іссапарлар, байланыс, типографиялық шығыстар және т.б.);
- жалпы әкімшілік шығыстар,
- жеке салымның мөлшері.
Бұдан басқа, бюджет баптарының әрқайсысын егжей-тегжейлі есептеу, шығыстардың негіздемесін келтіру, қолда бар қаражаттың (ақшалай және заттай нысанда) түсу көздерін көрсету, сондай-ақ қаражатты жұмсауға өкілеттік берілетін қызметкерлерді айқындау қажет.
Есеп саясатында коммерциялық емес ұйымдар жалпы әкімшілік шығыстарды жобалар арасында бөлу тетігін қарастыруы керек. Есеп саясатын жүргізу - бұл Қазақстан Республикасының салық заңнамасымен регламенттелген міндетті норма.
Және ең соңында, КЕҰ-фандрайзинг қызметін қаржыландыру көздерін іздеу туралы бірнеше сөз.
Фандрайзинг және ресурстарды жұмылдыру - бұл КЕҰ қызметіндегі бөлек үлкен тақырып. Анықтама бойынша, КЕҰ пайда табу үшін құрылмағандықтан, ол сирек нәрсе өндіреді және әрдайым қызмет көрсетпейді, әсіресе ақылы, фандрайзинг ұйымның қызметін қолдау үшін материалдық және материалдық емес құралдарды тартудың негізгі құралы болып табылады.
Фандрайзингтің жеке қарастырылатын көптеген технологиялары мен құралдары бар. Бұл жерде айта кету керек, фандрайзинг ұйымның қалған қызметі сияқты жоспарлы болуы керек.
КЕҰ басшысы жоспарлауға тікелей қатысуы керек. Сонымен қатар, нарықта телекоммуникациялық технологиялардың дамуына байланысты жаңа әдістер мен құралдардың пайда болуын бақылау, сонымен қатар ресурстарды іздеу кезінде шығармашылық қиялын көрсету маңызды. Ақша (басқа қаржылық және материалдық емес құралдар сияқты) оларды сұрайтын адамға беретінін және оған үнемі күш салатын және фандрайзинг пен ресурстарды жұмылдырудың дәйекті және жан-жақты жоспары бар адамға үнемі беретіндігін есте сақтау маңызды.
КЕҰ жұмысының сәттілігі - басқаруды ұйымдастырудың сәттілігінде. Сәттілік!